【Story研修・特別版】

「新入社員研修」の話題から(2016年5月12 日投稿)

ノートに図を描き、ポイントを３つにまとめる 斎藤孝流ノート術（３）

斎藤孝流ノート術のメソッド５「３色ボールペン」の一部を4月24日に紹介しました。講演会での心得は前出の通りですが、本や会議に必要な資料を読むときは、３色ボールペンを片手に、線をひっぱったり、丸や四 角で囲んだりしながら読むのがよいそうです。 そして今回はメソッド６「図を描く」と、７「ポイントを３つにまとめる」です。

ノートには文字だけではなく図を描くといいそうです。仕事の流れを図にしたり、課題をフローチャートのようにしたりすると、問題や自分の課題が分かりやすくなるからです。今抱えている悩みも、つらつらと文字にしてもいいのですが、フローチャートをつくると解決法がクリアになってきます。

話を整理して理解するのには、マトリックス図やベン図が使い勝手がいいそうで、斎藤氏がよく書くマトリックス図は、縦線と横線を１本ずつひいた座標軸だそうです。対立要素を入れるとごちゃごちゃしていた思考がクリアになるとか。ベン図は、集合の範囲や複数の集合同士の関係を表現するものです。A と B はどのような関係にあるのか? どちらが含まれるのか、部分的に一致するのか、かけはなれているのか? 斎藤氏は本を読みながら余白にこういった図を描いているそうです。

仕事の中でスムーズな意思疎通をはかるには、要約力が必要になります。伝言、指示、依頼など、何か言われたときにそれをきちんと行えるかどうか。「これはできているけど、これはできていない!」「いつも必ず抜けがある」という場合は要約力が足りないのです。「なんで言ったことと違うことを…」のトラブル原因は、ここにあります。

要約のコツは、ポイントを３つにしぼること。４つ以上になると、どこかかが漏れる可能性が高くなり、５つにすると全部抜け落ちてしまうかもしれないからです。これは伝える側も同様で、大切なことを３つにしぼれば、ほぼ確実に伝わります。「これとこれとはこれだからね、ハイ、言ってみて」と３点を再生してみると、定着するそうです。

単純に「覚える」という意識でいるより、「頭にノートする」という意識になると、急激に点数は上がります。どんな話にも、「すごく重要な骨格」と、「まぁ重要な情報」と「面白いポイント」があります。この３点を見つけ、再生するように習慣づければいいのです。大事な情報ほど３つにまとめると、相手にもきちんと伝わります。

参考資料:『大事なことは３つにまとめなさい!～頭と心をスッキリさせる斎藤式ノート術～』（斎藤孝著/ビジネス社）